Sumário
63% dos negócios de 10 a 49 pessoas usam celulares corporativos. Quando pensamos em empresas com 50 a 249 funcionários, isso aumenta para 83%. E acima de 250 colaboradores, o valor chega até 92%, segundo dados do TIC Empresas.
Estamos falando de uma média de 68% das empresas usando aparelhos corporativos. Um dos principais motivos para isso, muitas vezes, é garantir a produtividade de quem usa esses dispositivos.
Mas como é o uso do celular corporativo nas rotinas de trabalho? O que diz a legislação sobre essa prática? Como garantir a segurança da informação desses aparelhos? E, principalmente: como gerenciar esses celulares?
Nesse guia, vamos tirar todas essas dúvidas para que você tenha uma boa política de uso dentro do seu negócio e saiba todos os limites da mobilidade corporativa. Vamos nessa? Tenha uma boa leitura!
Celular corporativo nas rotinas de trabalho: usar ou não usar?
O uso do celular corporativo nas rotinas de trabalho é mais do que indicado. Estamos falando, na verdade, de um grande benefício para a organização.
Para que você possa ter uma ideia, ao usar um aparelho como celular dentro do ambiente corporativo a empresa ganha em três principais pontos: segurança, economia e produtividade.
Então, para que você realmente se convença dos ganhos, vamos falar um pouco mais sobre eles.
O uso do celular corporativo nas rotinas de trabalho é um grande caminho para se ter mais segurança na empresa. Isso se dá porque, como estamos falando de dados empresariais, a fragilidade do vazamento passa a ser muito maior.
Ao apostar nesse aparelho — e no seu gerenciamento, como vamos falar mais a frente — a empresa consegue evitar o compartilhamento de documentos indevidos para aparelhos que não estão autorizados a recebê-los, por exemplo.
Ao mesmo tempo, a preservação de dados é maior em situações em que o colaborador é demitido. Caso ele usasse um celular pessoal, todos os dados seriam perdidos. Mas sendo corporativo, o controle continuaria sendo da empresa.
Ter um celular corporativo como prática da empresa também significa mais economia, ou seja, redução de gastos.
Ao padronizar esse modelo de uso, por exemplo, as linhas são todas cadastradas na mesma conta e, sendo um grande volume, a organização pode conseguir bons descontos.
Aqui também entram alguns benefícios de uma assinatura para muitos aparelhos, como dados ilimitados para equipes externas e ligações gratuitas para equipe de suporte.
Até mesmo a obtenção dos celulares corporativos pode ser mais barata quando são muitos — ou seja, outra vantagem para empresas maiores também.
Um exemplo disso é o parcelamento de aparelhos em até 24 meses, o que pode desafogar esse custo para o fluxo de caixa do negócio.
Para fechar a tríade de benefícios, colaboradores que usam apenas celulares corporativos podem ser ainda mais produtivos no trabalho.
O motivo disso é bem simples: todo aparelho dado a um funcionário pode ser configurado para que possa oferecer mais produtividade a quem usa.
Vamos imaginar que o colaborador faz parte do time de vendas. Logo, ele pode ter acesso à parte de ligação, agenda, e-mail, mensagem instantânea como o WhatsApp e planilhas. Tudo que for além disso não precisa estar disponível.
Da mesma forma, a equipe de marketing vai precisar ter um uso maior de aplicativos de redes sociais para que a empresa esteja presente digitalmente. E assim por diante.
O que diz a lei?
Agora já entendemos que usar celular corporativo nas rotinas de trabalho vale a pena. Mas como esse processo é visto legalmente? Em outras palavras: o que diz a lei?
Bom, aqui nos baseamos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
De acordo com ela, é papel de cada organização decidir quais vão ser as normas para o uso do celular no trabalho. E engloba tanto o corporativo como o pessoal.
Sendo assim, isso significa, na verdade, que não há uma regra pré-estabelecida e nem nenhuma lei que proíba o uso dessa ferramenta no ambiente corporativo.
Basicamente, é uma responsabilidade única e exclusivamente da empresa e da política que ela quer ter.
Dentro desse aspecto, podemos entender também que essa responsabilidade se estende a, por exemplo, a garantia do bom uso do aparelho durante o expediente.
E um ponto de grande atenção aqui é: a organização que também responde judicialmente pelo seu mau uso do celular corporativo nas rotinas de trabalho.
Isso quer dizer que qualquer má conduta do funcionário vai recair para a empresa e não individualmente para ele. Por essa razão, entra aqui uma prática que não é obrigatória, mas extremamente indicada: criação de uma política de uso dos aparelhos.
E, sendo descumprida, existe a possibilidade até mesmo de demissão do funcionário por justa causa — o que está previsto no art. 482 da CLT.
LGPD e o celular corporativo: para entender melhor sobre essa legislação e como ela afeta o uso desses aparelhos, leia nosso conteúdo do blog!
Os 4 principais tipos de celulares corporativos
Os celulares corporativos nada mais são do que equipamentos de telefonia que servem para a comunicação e atividade de funcionários de acordo com suas funções laborais na empresa. E, a partir daí, existem 4 principais tipos:
- Básicos;
- Intermediários;
- Configurações específicas;
- Gestão executiva.
A seguir, vamos entendê-los melhor!
Básicos
Os básicos são aqueles modelos mais comuns de serem usados pelos funcionários de uma organização. Levam esse nome porque servem para atividades mais generalistas e com um grau muito baixo de complexidade.
Por isso, também, a performance não precisa ser muito maior que a média. No geral, eles possuem apps básicos de comunicação — telefone, mensagem, e-mail, entre outros — além de funções de deslocamento e controle de inventário, por exemplo.
Nesses casos, as funcionalidades de gerenciamento costumam envolver a limitação de uso de apps para aumentar a produtividade — geralmente, redes sociais podem ser responsáveis pela distração.
Por serem básicos, esse tipo de celular corporativo não requer um grande investimento financeiro da organização. A linha Samsung Galaxy J é um exemplo disso.
Intermediários
Quando não se exige um desempenho tão elevado, mas ainda melhor que o básico, as organizações optam por dispositivos intermediários ou mid-range.
Esses celulares são aqueles que possuem alguns recursos avançados, mas sem a necessidade de adquirirem uma versão topo de linha.
Ao aproveitar estes dispositivos, os colaboradores podem utilizar aplicações e características mais atualizadas sem sobrecarregar o orçamento da empresa. Normalmente, são empregados para operações corporativas gerais que não requerem tanta supervisão.
No processo de gestão, é comum que esses aparelhos entrem nas políticas de segurança que a empresa cria.
Já para garantir que o conteúdo que circula no seu dispositivo permanece seguro e protegido, estão disponíveis algumas opções de controle. Um tipo de celular intermediário são os aparelhos da linha Samsung Galaxy A.
Configurações específicas
Há também os tipos de celulares que demandam configurações específicas.
Certas atividades fazem com que seja preciso contar com smartphones com especificações particulares, de acordo com a tarefa que será executada pelo colaborador. Isso é bem comum no caso de atividades externas.
As tecnologias do dispositivo requerem, muitas vezes, um hardware especializado para suportar demandas variadas. Por exemplo: smartphones que necessitam maior resistência a quedas para equipes que trabalham no setor de estoque.
Ou então, smartphones que comportam uma bateria com longa duração para os colaboradores que trabalham com entrega e logística.
Gestão executiva
O último tipo de celular corporativo nas rotinas de trabalho é o para gestão executiva da empresa.
Esta necessidade ocorre devido aos executivos em uma organização, que costumam precisar contar com dispositivos tecnologicamente mais avançados para suportar maiores volumes de dados e programas.
Recursos como aplicativos de gestão de projetos no e-mail corporativo também podem ser importantes nesse tipo.
Tudo isso acontece porque estamos falando de um smartphone que veicula informações muito mais sensíveis. Logo, a cautela demanda maior organização.
Políticas de senha, autenticação multifatorial, limitação de aplicativos e entradas físicas do dispositivo devem ser algumas das preocupações nesse contexto. Nesse caso, os aparelhos como Galaxy Note e Galaxy S são opções mais adequadas.
Você sabe como fazer a manutenção do celular corporativo? Se não, está na hora de aprender no nosso blog!
É possível controlar a segurança da informação com os celulares corporativos?
De acordo com levantamento da Check Point Software em 2022, o Brasil registrou alta de 37% no número de ciberataques no terceiro trimestre de 2022.
Apenas pensando nos grandes players do mercado, tivemos a Localiza, Magazine Luiza e o Mercado Livre como vítimas. E, com isso, o país fica como um dos principais alvos do mundo, tendo a questão da segurança fortemente ameaçada.
Com a digitalização da informação e uso da nuvem, a quantidade de dados que as empresas reúnem é gigantesca. Não é à toa que se espera que o mundo armazene 200 zettabytes de dados até 2025, segundo o Data Attack Surface Report do ano de 2020.
Logo, a vulnerabilidade dos celulares corporativos e os riscos que isso pode oferecer a uma empresa precisam ser uma grande prioridade aos negócios.
Por isso, esses dispositivos precisam ser gerenciados e, mais especificamente, delimitados. Logo, a resposta sobre como controlar a segurança está na prática de restringir.
Os aparelhos da rotina empresarial precisam ter um monitoramento próximo para que se possa decidir quais são os acessos autorizados e quais não são. E o MDM é a grande resposta para isso, como veremos mais adiante.
Restrição do uso: entenda mais
Chegamos então, em um grande mecanismo de proteção dos celulares corporativos: a restrição de uso. O grande propósito aqui é evitar o vazamento de dados, afinal, só se acessa quem tem permissão.
Logo, se deve bloquear apps e funcionalidades de acordo com o nível de necessidade do usuário. Mas não só isso. A restrição também envolve o bloqueio de acessos específicos a partir de um conjunto filtrado.
Além disso, permite a criação de atalhos para limitar a navegação de um celular e até mesmo o controle de download de arquivos — sempre definindo quais são os acessos autorizados e quais não são.
E quando os colaboradores estão trabalhando remotamente? É possível ter um controle?
O controle não deixa de ser feito porque os colaboradores estão trabalhando em um contexto remoto. Essa é uma das grandes vantagens da mobilidade corporativa atualmente, que ganhou força principalmente pela pandemia.
Com o BYOD (Bring Your Own Device) e o MDM (Mobile Device Management), é possível ter um controle maior sobre os dispositivos usados pelos funcionários.
O BYOD, principalmente no contexto remoto, permite que os colaboradores usem seus próprios dispositivos — celulares — para exercer suas funções.
Com este modelo, os seus funcionários utilizam os seus próprios dispositivos tanto para o trabalho como para as necessidades pessoais, em vez da empresa fornecer um dispositivo corporativo.
Só que, em contrapartida, todas as configurações essenciais do local de trabalho são ajustadas pela empresa. E isso é positivo, pois o gerenciamento continua sendo possível por meio do MDM.
Ao ter um sistema centralizado de controle dos aparelhos, não há problemas em ter dispositivos pessoais, pois há uma separação do que é pessoal e do que é corporativo.
As melhores soluções para restringir o uso de celulares corporativos
Finalmente, chegamos ao ponto principal sobre o uso do celular corporativo nas rotinas de trabalho. Todo o gerenciamento desses aparelhos pode ser feito graças a uma ferramenta completa: o MDM.
Apesar de já termos citado antes, agora, vamos explicar melhor sobre ele e também algumas soluções disponíveis para que seja possível restringir o uso de celulares corporativos!
MDM
A melhor forma de restringir o uso do do celular corporativo é apostar em um software MDM (Mobile Device Management), como é o caso do da Urmobo.
Estamos falando de um tipo de software desenvolvido exclusivamente para gerenciar dispositivos móveis.
Com esse sistema, dá para monitorar o uso dos dispositivos na sede ou fora dela, implementar melhorias na comunicação, integrar as equipes de todos os setores e, consequentemente, ter uma centralização, segurança e produtividade maior.
É como se o MDM fosse capaz de tornar o aproveitamento do celular corporativo nas rotinas de trabalho mais inteligentes, entregando funcionalidades que visam otimizar as atividades e reduzir os desafios da organização.
Mas quando pensamos especificamente em restrição da utilização, existem três funções fundamentais que essa gestão de celulares oferece: modo kiosk, time fence e geofence. A seguir, vamos falar sobre cada uma delas!
Modo kiosk
O modo kiosk nada mais é do que um controle capaz de restringir o acesso a um site, aplicativo ou arquivo em um dispositivo móvel terceiro.
Esse nome vem justamente da ideia “quiosque digital”, pois é uma versão compacta do celular. Ou seja, apenas um ou alguns aplicativos são acessados pelos colaboradores, no qual ele vai desempenhar todas as suas funções.
Nessa modalidade, dá para bloquear redes sociais ou apps de jogos, por exemplo.
Outras formas de utilizar o modo kiosk é a partir da criação de comandos para a personalização de telas e até mesmo bloqueio de todo o aparelho por um tempo determinado.
O grande propósito disso é incentivar a maior produtividade nos usuários, pois limita a distração dos funcionários durante o expediente.
Time fence
O time fence é outro recurso que pode ser disponibilizado pelo MDM e é bem interessante para a gestão empresarial. Nele, dá para criar uma “cerca do tempo” e definir quais horários certos aplicativos vão funcionar.
A ideia básica é restringir o uso do aparelho a partir do tempo. Ele serve tanto para impedir de aplicativos que não são autorizados durante o expediente como também para impedir o uso de certos apps fora do período de trabalho.
No primeiro caso, naturalmente, estamos falando de uma ferramenta de produtividade. O estudo da Zippia mostra que funcionários perdem cerca de 8 horas de trabalho por semana com aplicações que não têm relação com a atividade laboral.
No entanto, o outro aspecto interessante é que o time fence também serve para reduzir a necessidade de pagar horas extras.
Ao usar o software MDM da Urmobo, por exemplo, a Coopercitrus teve uma economia de R$40 mil reais e parte disso foi por não precisar mais ter gastos com 1.600 horas extras com a equipe.
Esse é um ótimo exemplo de como essa funcionalidade pode ser interessante para uma organização.
Geofencing
Por fim, o geofencing também é uma maneira de restringir o uso do celular corporativo. A diferença é que ele se baseia na geografia para isso.
A partir de um perímetro geográfico virtual definido, ações podem ser disparadas, como a restrição de apps do celular.
É uma maneira de aplicar limites digitais aos locais físicos onde a equipe se encontra. No caso de colaboradores externos, isso pode ser muito interessante.
Por exemplo, se o funcionário não se encontra dentro de uma área específica da rota e entrar em uma região de perigo, aplicativos com dados sigilosos podem ser desativados como forma de proteger o aparelho de ser roubado ou furtado.
Além disso, o geofencing também é interessante para acompanhar o parque de equipamentos e identificar as pessoas que estão usando cada equipamento — e o local.
Isso vai garantir que o aparelho só seja liberado para as finalidades definidas.
4 passos para gerenciar o uso de celulares corporativos
Mas afinal, como gerenciar os celulares corporativos na rotina de trabalho? Reunimos 4 dicas para facilitar esse processo na sua empresa. Acompanhe!
Já falamos sobre a existência de diversos tipos de celulares corporativos: básicos, intermediários, específicos e até de gestão executiva. Se ela for disponibilizar aos funcionários, cada empresa vai escolher de acordo com a sua necessidade.
Além disso, as empresas podem optar tanto por aparelhos próprios da empresa como também investir na solução BYOD. Essa primeira opção pode ser um pouco cara.
Já a segunda opção corresponde ao uso de aparelhos pessoais durante o expediente — a contrapartida dessa opção é que pode reduzir o controle em alguns casos.
É preciso que a empresa coloque na balança o que vai ser mais estrategicamente interessante para ela.
Toda empresa precisa ter uma política de uso do celular corporativo nas rotinas de trabalho.
Embora não exista nenhuma lei que obrigue, isso é recomendado para que as organizações evitem problemas de má conduta dos funcionários — afinal, é a empresa que responde por isso.
Mas como fazê-la? Com base nos aparelhos que vão ser usados, é preciso que você considere muitos aspectos, como:
- criação de um inventário de todos os aparelhos;
- definição do orçamento disponível para os funcionários;
- estabelecimento de medidas de segurança para os equipamentos;
- elaboração de termo de responsabilidade sobre os celulares;
- busca pela clareza quanto às regras e diretrizes.
De nada adianta ter uma política de uso e não investir em uma boa comunicação interna com seus colaboradores. É isso que vai evitar que pessoas não sigam as regras estabelecidas no documento das diretrizes.
A diretoria e a equipe de TI são figuras centrais nesse processo.
Eles devem não só manter canais de comunicação abertos como também apostar em treinamentos internos para alertar sobre a importância dessas normas na segurança de dados e produtividade empresarial.
Aqui está a dica final e mais importante. Se você quer ter o melhor aproveitamento possível dos celulares corporativos, somente com um software MDM isso vai ser possível.
O Mobile Device Management é capaz de monitorar uma quantidade gigante de aparelhos e fazer com que nenhuma informação seja perdida.
Se o celular corporativo já oferece mais produtividade, segurança e economia, a gestão deles vai trazer uma otimização ainda maior. Mas se você não quer só entender sobre o celular corporativo nas rotinas de trabalho e também conhecer o gerenciamento de dispositivos corporativos como um todo, leia nosso guia sobre o tema e aprenda ainda mais!
