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Manter a concentração dos seus colaboradores no dia a dia pode ser uma tarefa difícil e, entre as soluções, o time fence tem sido uma delas. Os estímulos, como notificações de aplicativos e mensagens de redes sociais estão disputando a atenção dos profissionais.
Para se ter uma ideia da dimensão disso, uma pesquisa realizada pela CareerBuilder afirma que 82% dos colaboradores usam seus smartphones durante o período de trabalho.
Além das distrações, a mudança constante de aplicativos também é um problema. Estudos da Harvard Business Review descobriram que, em média, a troca é de pouco mais de 2 segundos e o usuário alterna entre diferentes aplicativos quase 1.200 vezes por dia.
Isso significa que as pessoas gastam pouco menos de quatro horas por semana se reorientando depois de alternar para um novo aplicativo.
Para evitar essa mudança constante e concentrar os colaboradores, como falamos, o time fence pode ser uma ótima forma de combater isso. Neste post, falaremos mais sobre o termo e vamos tirar suas principais dúvidas para que você possa entender como ele é útil. Boa leitura!
O que é time fence?
O time fence, ou time fencing, é uma ferramenta utilizada no ambiente de trabalho, na qual é possível limitar o tempo de uso de uma determinada aplicação dentro do ambiente organizacional.
Geralmente, o time fence é usado para impedir o uso de aplicativos não autorizados ou para limitar o tempo de uso de um aplicativo para fins profissionais.
Isso se torna necessário, entre outros fatores, porque os funcionários gastam uma média de 8 horas de trabalho por semana no celular fazendo atividades não relacionadas à atividade, segundo dados reunidos pela Zippia.
Assim, com o time fence, fica mais fácil definir a liberação apenas em horários específicos, por exemplo, na pausa para almoço. Vale dizer que essa definição acontece por parte do gestor da área de TI da empresa, ou seja, os funcionários não podem alterar.
Isso evita que esse tipo de problema de improdutividade aconteça e, mesmo que seus colaboradores se sintam tentados a desviar o foco, eles não vão conseguir. Afinal, eles não têm autorização para este fim.
Sendo assim, o time fence cumpre um importante papel: manter a produtividade dos colaboradores que fazem uso de um dispositivo móvel — celular, tablet ou coletor de dados — no ambiente corporativo.
Como o time fence funciona na prática?
O time fence é adotado nos negócios pelas ferramentas de MDM (Mobile Device Management) ou EMM (Enterprise Mobility Management).
Por meio dele, os dispositivos são cadastrados no sistema e é possível configurar limites periódicos para o uso dos dispositivos móveis para além das ações organizacionais.
Assim, nesse período, aplicativos e sites não podem ser utilizados ou acessados. Já nos horários permitidos eles são liberados.
Caso você tenha escalas no horário de almoço, por exemplo, grupos fazem pausa às 12h, enquanto outros param às 13h, pode-se selecionar os dispositivos que estarão liberados naquele horário.
Ainda, é possível criar critérios de acordo com área, cargo, projeto, entre outros. Dessa forma, para alguns que trabalham respondendo clientes por WhatsApp, não faz sentido bloquear o uso para esses funcionários.
Exemplo prático do time fence
Vamos agora para uma situação prática em que o time fence serve. Suponha que sua organização tenha um projeto que precise ser concluído em 3 meses.
No início do projeto, você pode usá-lo como uma forma de garantir que os funcionários se concentrem apenas neste projeto e não se distraiam com outras tarefas.
Digamos que o horário do trabalhador é das 9h às 17h. Tirando o horário do almoço, que costuma ser de 1h, você pode estabelecer um limite para o uso de redes sociais e outras aplicações nesse intervalo de tempo durante os dias úteis.
Durante este tempo, o funcionário não poderá usar essas aplicações, mas ainda poderá ter acesso ao seu e-mail e outras ferramentas de trabalho que vão contribuir para a conclusão do projeto.
Fora desse horário, caso o colaborador faça uso de um dispositivo corporativo, o gestor também pode fazer com que os aplicativos para execução das atividades sejam bloqueados.
Logo, a pessoa encarregada não vai trabalhar mais que o necessário também, eliminando as horas extras. Após a conclusão do projeto, você pode remover a cerca de tempo ou mantê-la se sua organização tiver uma política de não usar redes sociais durante o trabalho.
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Quais os benefícios da utilização do time fence nas empresas?
Como falamos, a adoção do time fence permite evitar que os colaboradores realizem atividades fora do horário de expediente.
Isso é fundamental para impossibilitar o pagamento de horas extras, bem como minimizar as chances de ações judiciais e problemas com a legislação.
Contudo, há uma série de benefícios que sua empresa poderá ter a partir da adoção da ferramenta. Vejamos alguns deles:
- Diminuição de horas extras não autorizadas, o que pode gerar custos significativos para o seu negócio;
- Menor número de interrupções durante o horário de trabalho;
- Mais produtividade por parte dos colaboradores;
- Mais concentração nas atividades internas;
- Menores índices de atrasos na realização das tarefas;
- maior segurança para as informações do seu negócio, já que o clique em sites externos pode levar a vulnerabilidades;
- Maior segurança jurídica, minimizando as chances de ações judiciais;
- Minimização de fofocas no ambiente de trabalho, que comprometem o clima organizacional;
- Maior privacidade do usuário.
Em quais setores da empresa é possível utilizar o time fence?
Os setores da empresa que podem usar o time face vão depender das próprias necessidades deles. E isso não é um problema, pois é possível personalizar o uso para cada colaborador, de acordo com as ferramentas que ele precisa.
Ou seja, cada funcionário vai ter um time fence diferente, o que é natural, afinal, as atividades do setor de vendas, de marketing e de RH não são iguais, logo, não podem ter a mesma configuração. No entanto, todos podem aproveitar a ferramenta.
É também interessante perceber que não é todo funcionário que vai usar o celular como ferramenta de trabalho.
Mas seja qual for o setor escolhido, é importante se reunir com cada gestor de área para definir como vai ser feito esse uso: quem vai precisar, com qual finalidade e como isso vai acontecer.
É possível utilizar o time fence para colaboradores remotos?
Sim, as empresas podem também usar o time fence para colaboradores remotos. Nesse caso, é interessante entender qual é o ideal para cada caso, afinal de contas, quem está em casa e quem está no ambiente corporativo tem rotinas diferentes.
Para colaboradores remotos, ele pode ser usado para garantir que as atividades sejam feitas no horário combinado e não fiquem para o final do dia, quando a pessoa já estiver cansada.
Um aspecto importante de trabalhar é que se pode usar também o BYOD (Bring Your Own Device), ou seja, os colaboradores usam os seus próprios aparelhos eletrônicos.
A ideia é fazer com que essa solução seja aplicada no dispositivo pessoal do funcionário e não na rede da empresa. Dessa maneira, fica mais fácil separar o ambiente profissional do pessoal, principalmente considerando que o colaborador vai estar remoto.
Como vimos, o time fence ou time fencing é uma ferramenta importante para evitar dispersões e questões que podem gerar comprometimento da qualidade das atividades da empresa. Por isso, verifique se a ferramenta de MDM do seu negócio tem essa função integrada.
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