Return Material Authorization (RMA): o que é e como funciona? Entenda aqui!

A implementação do Return Material Authorization (Autorização de Devolução de Material – RMA) fortalece as medidas de proteção de dados dos funcionários e clientes de uma empresa. 

Por outro lado, a ausência desse procedimento expõe as informações a riscos de segurança. 

Diante disso, torna-se essencial aprofundar o entendimento sobre esse tema, com o objetivo de analisar se os processos de troca e devolução realmente contribuem para a preservação da privacidade dos dados.

Neste artigo, entenda como solicitar um RMA, a forma certa de implementá-la e as razões para ter esse documento. Confira!

O que é Return Material Authorization (RMA)?

O Return Material Authorization (RMA) é uma autorização formal concedida pela empresa aos clientes para iniciar o retorno de um item defeituoso ou inadequado. Este procedimento simplifica e organiza as operações logísticas, além de ser um grande aliado na proteção de dados. 

Trata-se de um processo essencial dentro do cenário empresarial, desempenhando um papel importante na gestão eficiente de trocas e devoluções de produtos. 

Através do RMA, as organizações podem rastrear e documentar cada retorno, fortalecendo a segurança das informações relacionadas aos produtos e transações. 

Se, por exemplo, um aparelho eletrônico, como o tablet ou celular, apresentar falhas de funcionamento, o primeiro passo para fazer a substituição do equipamento com defeito é informar o ocorrido ao fabricante por meio do RMA.  

É uma prática que oferece transparência e confiança ao consumidor e se torna uma peça-chave na privacidade dos dados. 

Qual a importância do RMA? 

A concessão do RMA simplifica as operações logísticas e desempenha um papel essencial na integridade e segurança dos dados. 

Isso porque, na prática, um dispositivo móvel corporativo com defeitos facilita a perda de dados empresariais e os ciberataques. Por isso, o ideal é recorrer ao RMA para solucionar o problema com o aparelho ruim, evitando colocar a empresa em situações de risco de falhas na proteção de dados. 

Ao proporcionar um meio estruturado para documentar e rastrear cada retorno, o RMA melhora a agilidade dos processos e reforça as medidas de segurança das informações.

O que contribui para a conformidade com regulamentações de privacidade, como a LGPD. Afinal, em casos de vazamento de informações, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados, a responsabilidade é da empresa.

Além disso, a importância do RMA vai além da parte operacional, estendendo-se à construção de relacionamentos sólidos com os clientes. Ao oferecer uma experiência transparente e confiável, o RMA se torna um facilitador essencial para a fidelização. 

Em resumo, a importância do Return Material Authorization está nos seguintes pontos:

• Simplifica e organiza a operação de trocas e devoluções;

• Fortalece a segurança e integridade dos dados;

• Facilita a conformidade com regulamentações de privacidade;

• Promove  transparência e confiança;

• Favorece uma base sólida para relacionamentos comerciais duradouros.

Como solicitar uma Autorização de Retorno de Material?

Para a equipe de TI realizar a troca ou devolução de um produto, é necessário iniciar um processo de Return Material Authorization (RMA). Nesse procedimento, o fabricante recebe a solicitação e faz a análise conforme com as diretrizes estabelecidas no RMA.

Normalmente, as empresas autorizam a abertura do processo de RMA para quatro situações distintas:

• DOA (Dead on Arrival): refere-se aos produtos que apresentam defeitos nos primeiros sete dias após a aquisição;

• Desistência da compra: dentro do período de sete dias após a compra, o cliente possui a opção de desistir e solicitar a devolução da mercadoria;

• Devolução: esta situação ocorre quando o item não está em conformidade com o que foi solicitado pelo consumidor;

• Defeito: refere-se aos produtos que apresentam falhas após um determinado período de tempo.

Geralmente, as próprias empresas fabricantes disponibilizam um formulário que solicita todas as informações necessárias para analisar o pedido de RMA. Após o preenchimento deste documento, é necessário aguardar o retorno, que vai informar a aprovação ou não do RMA. 

Como funciona a RMA?

Quando surge a necessidade de substituir ou devolver um item, a equipe de TI ou o cliente inicia o processo abrindo uma solicitação de RMA. 

Este passo geralmente envolve o preenchimento de um formulário com informações detalhadas, como o motivo da devolução, número de série do produto e a data da compra. 

Após a submissão, a fabricante ou fornecedora recebe a solicitação e a analisa cuidadosamente, levando em consideração critérios como conformidade com os termos de garantia e verificação do motivo da devolução.

Com base na análise, a empresa emite a autorização para prosseguir com a troca, retorno (aprovação do RMA) ou recusa a solicitação. Caso aprovado, o consumidor segue as instruções fornecidas para devolver a mercadoria, incluindo detalhes sobre embalagem, envio e prazos específicos. 

Após o recebimento do item devolvido, a organização realiza uma avaliação para confirmar o motivo da devolução e, dependendo do caso, implementa a substituição do item, reembolso ou outra solução acordada. 

Impactos do RMA nos processos internos das empresas 

A implementação do processo de Return Material Authorization pode ter vários impactos significativos nos processos internos das empresas. A seguir, listamos os principais.

Aprimoramento da qualidade do produto

O RMA fornece dados valiosos sobre os motivos das devoluções, permitindo que as empresas identifiquem padrões de falhas e aprimorem a qualidade de seus produtos. Isso contribui para a prevenção de problemas recorrentes.

Melhoria da satisfação do cliente

O RMA influencia positivamente a satisfação do cliente ao oferecer uma experiência de retorno rápida, transparente e sem complicações. Essa ação fortalece o relacionamento  e imagem da marca.

Agilidade na resolução de problemas

A capacidade de responder de maneira ágil às devoluções é essencial para a eficácia geral dos processos internos, redução de custos e retrabalho. 

Conformidade com regulamentações

O Return Material Authorization auxilia na conformidade com regulamentações e normas relacionadas aos retornos e garantias. O que é importante para evitar penalidades legais e manter a integridade da organização.

RMA e Mobile Device Management (MDM)

É evidente a importância da empresa estar preparada para lidar com demandas relacionadas aos produtos com mau funcionamento, especialmente dispositivos móveis.

Para otimizar ainda mais esse processo e torná-lo mais eficiente, é viável a utilização de um software de MDM com funcionalidades específicas para a RMA.

O Mobile Device Management (MDM), ou Gerenciamento de Dispositivos Móveis, refere-se a um sistema que possibilita o monitoramento remoto dos dispositivos da empresa. 

Desta maneira, quando um item apresenta falhas, a equipe de TI pode identificar alterações no desempenho, mesmo que ainda não tenham sido comunicadas pelos colaboradores. 

A junção entre o RMA e MDM é essencial, pois enquanto o MDM monitora e gerencia aparelhos à distância, a integração com uma funcionalidade RMA fortalece a eficiência operacional.

Essa combinação permite uma resposta mais ágil aos problemas de dispositivos, otimizando a gestão e o processo de devolução.

Mas para que a organização tenha sucesso nesta tarefa, é importante investir em um software de MDM de qualidade e destaque no mercado. 

A solução MDM da Urmobo facilita a gestão dos aparelhos e integra de maneira eficaz a funcionalidade de RMA à aplicação, agilizando todo o processo.

>> Gostou deste conteúdo? Se aprofunde no assunto: saiba como as ferramentas MDM podem aumentar a produtividade do seu negócio.