Gestão de arquivos: 6 passos para organizar documentos rapidamente

Documentos são fundamentais para qualquer empresa. Afinal, é através deles que mantemos registros de todas as nossas atividades e decisões. Mas sem organização e gestão de arquivos, dificilmente vamos achar o que se procura.

E esse ainda é um desafio para as empresas. Não é à toa que, segundo um estudo da IDC, os colaboradores gastam 30% do dia de trabalho procurando e consolidando informações e depois de pesquisar, eles só encontram os documentos de que precisam em 56% das vezes.

Além disso, uma pesquisa da Software Advice descobriu que os trabalhadores em escritórios tradicionais gastam uma média de 6 horas por semana procurando fisicamente por documentos em papel e outras 8 horas reunindo-os em relatórios.

Considerando esses problemas e a busca pela digitalização, ter uma gestão de arquivos eficiente é essencial. 

Por isso, nesse conteúdo vamos nos aprofundar mais sobre a gestão de arquivos: iremos mostrar o que é, qual a importância e, claro, como organizar os documentos com maior eficiência! Continue a leitura.

O que é a gestão de arquivos?

A gestão de arquivos, ou gestão de documentos, consiste na administração das informações por meio da classificação e armazenamento adequados.

Seu principal objetivo é, portanto, auxiliar no controle do fluxo de informações digitais na empresa. Por isso, ela se preocupa com o uso adequado de arquivos e registros, otimizando a busca por eles.

Naturalmente, ela também vai ser responsável por reduzir a perda ou vazamento de dados, facilitar a rastreabilidade das informações e melhorar o controle dos processos de tramitação na distribuição dos documentos.

Por que é importante realizar essa gestão?

A gestão de arquivos digitais é fundamental para trazer mais organização à empresa e é uma tarefa que se torna obrigatória, pois as documentações são dados vitais para uma organização.

Sua importância se dá também porque, com ela, as empresas conseguem:

• Localizar documentos mais rapidamente;
• Eliminar ou reduzir o uso dos papéis;
• Diminuir os custos financeiros;
• Oferecer mais segurança.

Além disso, ao implementar um gerenciamento dos arquivos, fica mais fácil desenvolver uma metodologia comum de trabalho, que vai colaborar para o acervo futuro da empresa.

Quer entender mais sobre a gestão eficiente de dispositivos móveis? Leia nosso artigo!

6 passos para organizar os documentos rapidamente

Se a gestão de arquivos é tão importante, não podemos deixar de mostrar as principais práticas que vão fazer com que sua empresa organize as informações digitais de forma mais rápida. 

A seguir, iremos falar sobre esses pontos!

1- Crie as regras de como as informações deverão ser armazenadas

Para começar, você e sua equipe precisam estabelecer quais as regras para a gestão dos documentos. Ou seja, o que será arquivado, como será classificado, qual o tempo de permanência deles, entre outros fatores.

Isso vai fazer com que todos estejam alinhados sobre os procedimentos internos da gestão de arquivos e oferecer mais segurança na hora de buscar as informações.

2- Sempre salve os documentos na pasta destinada

Outra dica é manter um controle sobre o local onde os documentos estão sendo salvos, sempre salvando os arquivos no local adequado. Para isso, fique atento à sua classificação e armazenamento e mantenha-os em uma única pasta.

Deste modo, você vai impedir que as informações sejam armazenadas em lugares diferentes e dificultem a gestão dos mesmos.

3- Renomeie os arquivos para que sejam autoexplicativos e breves

Uma boa gestão de arquivos também está atenta ao nome dos documentos. Por isso, é importante que eles sejam autoexplicativos para facilitar sua busca futura.

Para isso, você pode usar a data do documento, o nome das pessoas envolvidas no processo ou qualquer outra informação que possa ser útil.

O importante é que seja algo que você e sua equipe consigam entender de primeira, evitando ambiguidades que façam com que se perca tempo procurando pelas informações necessárias.

4- Crie subpastas para facilitar a gestão do volume de informações

Em alguns casos, é possível que você precise criar subpastas para melhor organização dos documentos. Por exemplo, se a gestão for feita por ano, é interessante criar subpastas para cada um que passa.

Outra situação em que isso pode ser útil é no caso de gestões por cliente. Desta forma, você mantém todas as informações referentes a ele em um só lugar e evita problemas futuros. Fazer esse filtro vai dar mais velocidade na pesquisa também.

5- Guarde os arquivos antigos em pastas específicas

Os dados da empresa sempre serão relevantes. Por isso, arquivos antigos não devem ser eliminados, mas guardados em pastas específicas para eventuais consultas.

No entanto, se estamos falando de informações que podem ser substituídas por dados mais recentes, é importante que você saiba o tempo de permanência delas. Dessa maneira, nada vai ser mantido por mais tempo do que o necessário, evitando problemas com a gestão.

6- Faça o backup periodicamente dos dados

Por fim, outra prática fundamental para gestão de arquivos é a realização de backups regulares para a segurança de dados. Isso porque, mesmo com todos os cuidados do mundo, há sempre o risco de perda de informações, seja por falha humana ou técnica.

Isso significa que toda e qualquer empresa precisa fazer backup periódico dos dados, para que possa recuperá-los em caso de qualquer imprevisto, principalmente se não forem informações em nuvem.

Como você pôde perceber, gestão de arquivos é uma tarefa que exige bastante cuidado e atenção. Por isso, é importante que ela seja feita de forma correta, para evitar problemas futuros.

E se você quiser continuar aprendendo sobre o tema, leia também nosso conteúdo sobre a gestão de ativos!