Controle a distribuição de documentos corporativos em dispositivos

Uma empresa com uma boa administração sempre tem uma boa organização dos seus documentos corporativos. Alvarás, contratos e notas fiscais são apenas alguns exemplos desses arquivos.

Mas, quando pensamos no cenário online, como isso acontece? É comum que gestores de empresas precisem ter uma preocupação bem maior quando isso acontece no meio digital.

São documentos vindos de todos os setores e de diferentes dispositivos, o que pode gerar certa confusão quando não existe planejamento para isso. Por isso, vamos falar sobre esse controle, principalmente considerando os diversos aparelhos dos colaboradores.

Quer entender como tudo isso é feito? Continue lendo nosso conteúdo!

É possível distribuir e controlar documentos corporativos em diferentes dispositivos?

Sim, é possível ter controle de aplicativos e documentos corporativos em múltiplos dispositivos e também no ambiente de trabalho remoto.

Esta solução assegura que os documentos sejam compartilhados com segurança e proteção para qualquer dispositivo, evitando que a versão errada seja enviada ou recebida por um funcionário.

E qual é a principal forma de fazer isso? Por meio da MDM.

Conheça a solução MDM

O MDM é a sigla para Mobile Device Management ou, em português, gerenciamento de dispositivos móveis. É uma solução que garante segurança e proteção de documentos corporativos entre diferentes dispositivos.

Ele pode ser entendido também como um software que permite controlar dispositivos móveis, como smartphones, tablets e laptops de maneira remota.

Quando pensamos em empresas, é como se estivéssemos falando de rede conectada. Assim, cada funcionário é uma pequena parte do todo e todas as partes estão interligadas, ou seja, um ambiente corporativo.

Essa conexão acontece justamente por meio dos dispositivos móveis. Logo, o MDM aparece como essa gestão das informações das empresas, dados que naturalmente estão divididos por diversos colaboradores em suas “partes”.

3 vantagens do MDM

Como seu principal objetivo é proteger, monitorar e gerenciar dispositivos móveis, é esperado que o MDM tenha uma série de vantagens para as organizações.

Vamos elencar, a seguir, as três principais associadas à organização e gestão de documentos:

• Segurança dos documentos corporativos: documentos corporativos importantes, como contratos ou notas fiscais, são dados protegidos por meio do MDM, sendo possível monitorar remotamente e bloquear acessos que não estão de acordo com os padrões da empresa;
• Maior produtividade dos colaboradores: arquivos corporativos são facilmente encontrados, compartilhados e atualizados de acordo com os padrões da empresa. Isso garante que documentos importantes não se percam e possam ser acessados remotamente, aumentando a produtividade dos colaboradores na execução de tarefas;
• Diminuição dos custos para a empresa: o uso do MDM é extremamente eficaz para melhorar, como falamos, o controle documental e a rastreabilidade de documentos. Isso significa uma economia direta nos custos da empresa, além de controlar os usos de rede móvel e ligações.

Quer descobrir como fazer uma gestão de arquivos? Siga os 6 passos que listamos nesse conteúdo!

3 dicas para ter melhor controle na distribuição dos documentos corporativos

Mas afinal, como seguir garantindo esse controle documental? Há um conjunto de boas práticas capazes de tornar esses processos mais organizados para as companhias. Veja algumas delas nos próximos tópicos!

1-Crie regras de documentação

Documentos corporativos não podem ficar no meio do caminho. Mas para ter certeza de que eles estão sendo geridos da maneira correta é necessário criar documentos padrões que definam regras e diretrizes documentais.

É a padronização que vai fazer com que todos saibam o que esperar desses documentos e tenham mais velocidade na pesquisa.

2-Digitalize todos os documentos de trabalho

Uma boa dica para que documentos corporativos não sejam perdidos é digitalizá-los e armazená-los com segurança e, assim, investir em um MDM, que já trouxemos como grande solução de controle para isso.

Digitalizar todos os arquivos físicos anteriores também é fundamental, pois garante que qualquer documento possa ser acessado por qualquer colaborador.

3-Mantenha documentos atualizados

Para garantir documentações precisas e seguras, é importante manter os documentos corporativos sempre atualizados. E o melhor é que o ambiente digital torna essa atualização ainda mais fácil.

Isso garante que o documento não vai ser usado para fins diferentes do planejado, além de evitar qualquer erro no compartilhamento com terceiros.

Uma boa gestão de documentos corporativos visa a integridade da informação de todos os setores da empresa. E como mostramos, um dos principais caminhos para esse controle é o MDM.

Se você quiser conhecer mais sobre essas ferramentas de Mobile Device Management e como elas podem ajudar na produtividade, leia também nosso ebook!