Gerenciamento de projetos: o guia completo para um gestor da área

Dispor de um gerenciamento de projetos é, sem dúvidas, um investimento que toda empresa deve fazer. Afinal, é a partir dessa gestão que você consegue visualizar, de forma clara, quais são os seus objetivos, o que deve ser feito para alcançá-los, quais recursos serão necessários para torná-los reais e em quanto tempo essas metas serão atingidas.
Sendo assim, a gestão de projetos nada mais é do que um conjunto de processos, conhecimentos, habilidades, experiências e métodos que foram selecionados para tornar real um objetivo que foi estabelecido pela empresa. Logo, tem como principal função garantir que o plano de ação esteja bem estruturado para que todas as etapas do projeto permaneçam alinhadas seguindo conforme o planejado.
Tendo em vista que uma companhia precisa oferecer diferenciais competitivos para conquistar os seus clientes e garantir o seu espaço no mercado, fica claro que o gerenciamento de projetos é essencial. Afinal, é por meio desse comando que você consegue desenvolver um produto, aperfeiçoar os seus processos e realizar melhorias internas.
Sabendo da importância desse tema, preparamos este artigo com as principais informações sobre o conceito que você precisa conferir. Continue a leitura!

Qual é a importância do gerenciamento de projetos?

Como mencionamos, o gerenciamento de projetos visa a ajudar você a criar um planejamento bem estruturado, de modo que fique mais fácil organizar as ações necessárias para tornar a concepção real. Por esse motivo, dispor de uma gestão de projetos é fundamental para garantir que os seus planos terão sucesso. 
Vale lembrar que, dificilmente, uma empresa consegue crescer sem ter metas e propósitos bem estabelecidos. Nesse caso, é preciso que cada plano seja executado de forma adequada para gerar os resultados esperados. 
Isso significa que, além de contar com um projeto bem estruturado, é necessário definir quais serão as fases demandadas para colocá-lo em prática e quem serão os responsáveis por executar cada uma das etapas. Ter essa organização permite que todos os envolvidos no projeto saibam exatamente o que precisa ser feito e como deve ser feito. Logo, as chances de obter os resultados esperados se tornam maiores. 
Além disso, um bom planejamento permite identificar e corrigir, logo no início, falhas que poderiam comprometer o sucesso do projeto, pois facilmente passariam despercebidas sem um bom gerenciamento. Diante disso, as principais vantagens de investir em uma boa gestão de projetos são:

• a possibilidade de coletar e registrar informações que podem ser bastante úteis nas tomadas de decisões;
• a chance de administrar melhor o tempo de cada tarefa. Nesse caso, é possível identificar horas livres e utilizá-las para adicionar atividades extras que ajudarão em projetos futuros;
• a facilidade para identificar falhas ainda na fase inicial do projeto, como dito;
• a possibilidade de que todos os envolvidos estejam cientes do andamento de cada etapa.

Quais são as principais etapas do gerenciamento de projetos?

De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), a gestão de projetos pode ser organizada em cinco fases que servem de guia para conduzi-lo até a sua etapa final. Veja, a seguir, quais são elas. 

Primeira fase: início do projeto

Nessa primeira etapa, os responsáveis devem focar a criação do projeto. Isso significa que é preciso definir o propósito, os objetivos, os recursos necessários e os riscos. Além disso, é necessário selecionar os colaboradores que farão parte do projeto e as ferramentas que serão utilizadas.

Segunda fase: planejamento do projeto

Essa é uma das etapas mais importantes, pois é a partir dela que o projeto ganhará vida. Além disso, ela serve de guia para todos os envolvidos e garante que a execução de cada etapa esteja alinhada com o planejamento. 
Aqui, os objetivos que foram definidos na fase anterior passam por uma nova análise para verificar se são, de fato, condizentes com o projeto. Para facilitar essa tarefa, você pode utilizar dois métodos: S.M.A.R.T. e CLEAR.
O método S.M.A.R.T (sigla composta pelas iniciais das palavras inglesas “Specific”, “Measurable”, “Attainable”, “Realistic” e “Timely”) tem como função analisar os objetivos e ajudar os envolvidos a entenderem melhor as metas que foram estabelecidas, assim como os processos que serão executados para alcançá-las.
Nesse caso, as palavras que formam a sigla S.M.A.R.T significam:

• Specific (específico ou preciso): tem o objetivo de responder a determinadas questões, como o que, quais, quem, quando, onde e por quê;
• Measurable (mensurável): ajuda a estabelecer critérios capazes de mensurar o sucesso de determinado objetivo;
• Attainable (alcançável): prioriza as metas mais importantes e define do que será preciso para cumpri-las;
• Realistic (realista): ajuda você a manter o foco nos objetivos que realmente importam; 
• Timely (temporal): visa a estabelecer um prazo para obter os resultados.

Assim como o S.M.A.R.T, o CLEAR também ajuda na definição e na análise dos objetivos. Sendo assim, a sigla é formada pelas iniciais das seguintes palavras:

• Collaborative (colaborativo): estimula o trabalho em equipe;
• Limited (limitado): as metas devem ter um propósito e um tempo definido;
• Emotional (emocional): os objetivos devem estar diretamente ligados aos valores da empresa;
• Appreciable (considerável): os objetivos grandes devem ser fracionados em tarefas menores para que sejam finalizados de forma rápida;
• Refinable (aprimorável): conscientiza acerca da possibilidade de readequar certos objetivos para alcançar os resultados esperados.

Sendo assim, nessa fase do gerenciamento, o propósito do projeto é definido e o planejamento para a execução é criado. 

Terceira fase: execução

Tudo que foi definido no papel será posto em prática nessa etapa. Sendo assim, são realizadas diversas reuniões para verificar o andamento do projeto e, se necessário, realizar ajustes. 

Quarta fase: monitoramento

Mesmo que as fases anteriores tenham sido muito bem pensadas e planejadas, é essencial acompanhar o andamento de cada etapa para ter certeza de que tudo está seguindo como o planejado. Caso contrário, esse será o momento de realizar os ajustes para garantir o resultado esperado. 

Quinta fase: finalização do projeto

Por fim, a quinta etapa representa a conclusão do projeto, ou seja, todos os colaboradores cumpriram com os seus compromissos e o objetivo proposto foi alcançado com sucesso.

Quais soluções podem ser utilizadas para otimizar o gerenciamento de projetos?

Assim como as metodologias que auxiliam no desenvolvimento e na execução do projeto, existem ferramentas que podem ser utilizadas para potencializar os resultados e garantir uma entrega ainda mais satisfatória. Atualmente, há diversos tipos de ferramentas disponíveis no mercado, logo, é preciso observar quais são os seus objetivos para acertar na escolha do recurso que melhor atende às suas necessidades.
De forma geral, as ferramentas mais utilizadas para otimizar o gerenciamento de projetos são:

• Freedcamp;
• Trello;
• Business Model Canvas;
• Basecamp;
• PM Survey.

Quais são os principais benefícios?

Como vimos até aqui, dispor de uma boa gestão de projetos é crucial para o desempenho e para o crescimento da sua empresa, pois é por meio dela que você consegue garantir o sucesso de suas ações. Além disso, o investimento em uma gestão de projetos e processos proporciona diversas vantagens para a companhia. Confira, a seguir, quais são as principais delas.

Agilidade nas entregas

Graças à organização dos projetos e à criação de um planejamento bem estruturado, é possível agilizar as entregas sem comprometer a qualidade dos processos, aumentando, assim, a produtividade da equipe . Essa característica, sem dúvidas, serve como um diferencial para atrair e conquistar o cliente. 

Maior precisão do resultado

A divisão do projeto em etapas permite que cada fase seja analisada com cuidado, de maneira que os responsáveis pela análise consigam aprimorar os processos e corrigir falhas que podem comprometer o sucesso da entrega. Nesse caso, é viável executar as etapas do projeto tendo uma visão clara dos seus resultados.

Maior vantagem competitiva

Ser reconhecido por oferecer produtos e/ou serviços com alta qualidade e eficiência é um mérito que faz toda a diferença no sucesso de um negócio. Nesse caso, a gestão de projetos contribui diretamente para isso.
Por meio da organização dos projetos, a empresa consegue agilizar as entregas, realizar melhorias internas e aprimorar os seus processos. Todas essas ações influenciam diretamente a satisfação do cliente e fazem com que a sua companhia tenha mais uma vantagem competitiva. 

Redução de custos

Definir os processos que farão parte de cada etapa não só ajuda na eficiência da ação, mas também permite reduzir os custos da operação, uma vez que ações desnecessárias podem ser facilmente eliminadas quando há uma visão clara do projeto. 

Rastreamento da lucratividade

Quando um projeto é desenvolvido sem um planejamento, as chances de os gastos serem maiores que o lucro são grandes, pois a falta de um monitoramento impede que os responsáveis consigam mensurar esses dados. No entanto, quando há uma gestão de projetos eficaz, é possível observar a qualidade dos processos, identificar desperdícios e calcular os lucros. Esse acompanhamento permite alcançar resultados positivos com o máximo de lucratividade. 

Quais são as principais metodologias para fazer um bom gerenciamento?

Para usufruir de um gerenciamento de projetos efetivo, é necessário saber escolher as metodologias que o ajudarão em cada etapa. Por isso, confira agora quais são as principais que você pode utilizar.

Tradicionais

Os métodos tradicionais são os mais utilizados pelas empresas. Isso porque têm uma proposta simples e seguem um processo padronizado que divide o projeto em etapas sequenciais. Nesse caso, o objetivo é, primeiramente, criar um planejamento, seguir para a execução e finalizar com o monitoramento. 

Scrum 

A metodologia Scrum visa a fracionar o planejamento do projeto em partes menores (chamadas de Sprint). O ciclo de desenvolvimento de um projeto organizado com base no Scrum dura de duas a quatro semanas e a entrega é feita de forma contínua. Nesse caso, todos os envolvidos no projeto se reúnem para acompanhar o andamento das etapas, realizar ajustes e conferir os próximos passos.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA trata-se de uma metodologia que organiza o projeto em etapas. Nesse caso, a sigla PDCA é formada pelas iniciais das palavras inglesas:

• plan (planejar): é a etapa responsável por criar o planejamento do projeto, definindo todas as suas etapas, os recursos, os responsáveis e o tempo de execução;
• do (fazer): esse é o momento de colocar tudo que foi planejado na etapa anterior em prática;
• check (checar): para obter bons resultados, é preciso monitorar o andamento de cada etapa, a fim de garantir que tudo seja feito conforme o planejado;
• act (agir): a última etapa consiste em verificar os resultados, a fim de identificar a necessidade de realizar melhorias.

O ciclo PDCA funciona de forma cíclica. Sendo assim, conforme um ciclo é finalizado, o próximo tende a ser mais aprimorado que o primeiro. De modo geral, essa metodologia tem como principais características a agilidade e a eficiência.

Lean

A metodologia Lean tem o objetivo de eliminar desperdícios, incentivando a utilização de recursos que realmente serão necessários para o desenvolvimento do projeto. Para isso, estabelece as seguintes medidas:

• garantir que todos os colaboradores estejam cientes do fluxo de trabalho para não haver problemas de comunicação no futuro;
• identificar quais são as demandas e entregas que devem ser priorizadas;
• eliminar qualquer falha que prejudique a execução das etapas do projeto;
• oferecer o suporte necessário para que a equipe consiga realizar entregas com qualidade e eficiência.

Como preparar a sua equipe para otimizar o gerenciamento de projetos?

Preocupar-se em investir nas melhores ferramentas, em bons recursos e nas metodologias ideais é essencial para uma boa execução do projeto. No entanto, você não pode se esquecer de treinar a sua equipe para que ela esteja devidamente preparada para lidar com todas as fases do projeto com o máximo de profissionalismo e de competência.
Para garantir um time de alta performance, que esteja alinhado com os propósitos da empresa, você precisa atentar aos seguintes fatores:

• selecione os profissionais que tenham o perfil condizente com o projeto que está sendo elaborado;
• invista na capacitação e no treinamento da sua equipe;
• elabore metas claras e realistas;
• reconheça o bom trabalho da sua equipe e recompense-o sempre que possível.

Portanto, essas são as principais informações sobre o gerenciamento de projetos que você precisa saber. Após a leitura deste artigo, ficou claro que essa gestão é fundamental para o sucesso e para o crescimento do seu negócio, pois, quando feita de forma correta, permite realizar melhorias, inovar nos processos e entregar projetos cada vez mais eficientes para o seu público.
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