Como realizar o controle do consumo de dados na empresa?

Muitos cuidados com o uso e controle de dados são necessários no dia a dia das empresas. Isso vale não só para as questões relacionadas com proteção de informações e privacidade, mas também questões financeiras. Por exemplo, a adequação para os pacotes de dados em contratos corporativos é fundamental para obter melhores resultados e evitar gastos desnecessários.
Afinal, se os seus colaboradores realizem um consumo inadequado, isso pode reverter na necessidade em adquirir pacotes mais robustos e que, portanto, represente custos que você não esperava. E, consequentemente, pode arcar com valores que, na verdade, não estão relacionados com as atividades laborais.
Quer saber como realizar o controle do consumo de dados de empresas? Então, este artigo é para você. Não deixe de conferir as próximas linhas!

O que é o controle do consumo de dados?

O uso de canais e ferramentas digitais para que as empresas otimizem as suas operações torna-se cada vez mais indispensável. Com a utilização da internet, fica muito mais fácil otimizar processos no mundo dos negócios. Contudo, como uma grande quantidade de informações e de dados é armazenada, e utilizada, há um consumo considerável do pacote de dados no dia a dia.
Por exemplo, uma foto baixada em um aplicativo de conversação, ou a abertura de um vídeo no YouTube pode representar um consumo grande do pacote de dados que é pago pela empresa para os celulares corporativos. Isso ocorre, principalmente, quando o uso pessoal e profissional não são separados.
Isso significa limitar acessos, restringir contas, garantir a segurança digital da empresa e evitar o excesso de uso de dados, que pode comprometer o bom andamento das operações e sobrecarregar o setor financeiro. Com esse controle, as restrições estabelecidas visam a limitar o acesso a determinados canais, que podem não ser seguros, e garantir que a internet seja utilizada para fins benéficos ao empreendimento.
E não estamos falando apenas de segurança, mas também sobe garantir maior fluidez financeira. Se cada colaborador tiver demanda mais alta nos pacotes de dados, será preciso elevar os valores dos contratos com as operadoras, o que pode ser altamente danoso para o negócio.
Com o advento do trabalho remoto — o home office —, as empresas passaram a dar mais autonomia aos colaboradores para que eles trabalhem longe dos seus espaços físicos. Assim, diversos benefícios foram obtidos, mas isso também abriu espaço para o uso da internet de maneira inadequada.
Desse modo, é preciso contar com soluções que agilizem o tráfego das informações para que o servidor não seja sobrecarregado e evitar o consumo excessivo ao longo do mês. Isso torna-se ainda mais importante no home office, no qual os colaboradores estão com os dispositivos móveis corporativos todo o tempo e torna-se mais complexo realizar os controles adequados.
As principais ferramentas que geram um grande consumo de dados já são bastante conhecidas e utilizadas. O e-mail, os downloads, o acesso a determinados sites e os programas de FTP são algumas delas. É justamente nesse segundo ponto que focaremos neste artigo.

Qual é a importância de controlar o consumo de dados?

Como já não é mais possível deixar de utilizar os canais e as ferramentas digitais nos negócios, é preciso saber como controlar o consumo de dados corretamente. Existem algumas técnicas e boas práticas para que o uso deles seja minimizado e para que as informações obtidas fiquem seguras e sejam preservadas.
O controle é importante para garantir o bom uso da internet na empresa e para não gerar gastos excessivos no futuro com planos de dados mais robustos sem necessidade. Muitas vezes o negócio está pagando uma franquia que, justamente, está sendo utilizada, principalmente, para
Além disso, quando o gerenciamento do controle de dados do negócio não é feito corretamente, a qualidade dos serviços entregues pode ser diminuída, impactando o desempenho dos processos da empresa. Soma-se a esses fatores o fato de que desperdícios podem ocorrer, com gastos desnecessários para o fornecimento do serviço contratado, aumentando consideravelmente as despesas da organização.

Como controlar o consumo de dados na empresa?

Agora que você já sabe o que é o uso de dados e quais prejuízos a falta do controle e da gestão dele pode acarretar para os negócios, é preciso entender como controlar o consumo desses recursos na empresa. Existem algumas maneiras de fazer isso. Separamos algumas dicas abaixo. Veja a seguir!

Agende atualizações

Para que não seja necessário que cada colaborador dos diferentes setores da empresa faça sozinho as atualizações demandadas para o bom desempenho do trabalho, agendar as atualizações é uma maneira eficiente de centralizá-las e interligá-las. Existem programas que podem fazer isso de forma bastante eficiente e as equipes de Tecnologia da Informação devem coordenar essas operações.
Se a atualização for feita de modo independente, é muito mais difícil garantir a segurança dos softwares atualizados e os erros humanos, bastante comuns, são muito mais passíveis de ocorrerem. Além disso, quando agendado, a empresa possui o controle do fluxo de dados que será utilizado e, assim, está dentro dos planos essa elevação momentânea.

Acompanhe o consumo de dados em tempo real

Algumas ferramentas disponíveis no mercado possibilitam agendar, monitorar e evitar o consumo exagerado na empresa. Muitas dessas ferramentas contam com uma plataforma online em que é possível fazer o acompanhamento dos gastos de dados em tempo real.
Como o desempenho e a performance dos aparelhos e dispositivos fornecidos pela companhia podem ser analisados, em um quadro geral, é possível estipular e segmentar um período de datas e obter uma média de consumo com mais precisão. Também é viável filtrar as informações por meio de um conjunto de aparelhos em setores específicos e de aplicativos.
Essa solução permite, por exemplo, que seja possível realizar o controle, também, para os colaboradores que estão em trabalho remoto. Com isso, evita-se o desperdício no consumo de pacote de dados dos planos da empresa.

Defina os sites que podem ser utilizados

Alguns dos grandes consumidores de dados são os diversos sites disponíveis na internet. Como muitas empresas precisam acessar vários deles, não é possível restringir tudo que está à disposição. No entanto, existem algumas funções que não requerem o acesso total a qualquer página web.
Nesses casos, é importante restringir a navegação e determinar o que é e o que não é possível acessar. Isso pode ser feito por meio da limitação com senhas de acesso e de uma restrição mais ampla para alguns setores do negócio.

Construa barreiras de proteção

Deve existir, para um bom funcionamento, uma política de uso de dados que será interligada às ações de proteção deles na empresa. Para isso, é interessante buscar por ferramentas de firewall, software, hardware, backup e controle de acesso restrito.
Alguns roteadores disponíveis no mercado já contam com um bloqueador de sites e apps. Com a definição de regras de acesso e a análise do fluxo de dados dos servidores, é possível identificar corretamente os acessos indevidos e o uso incorreto dos servidores da empresa.

Invista na conscientização

Os dois principais fatores que colocam os dados em risco e levam às quebras de segurança e protocolos internos de um negócio são o mau uso e as falhas humanas. A navegação em sites indevidos por profissionais do quadro de pessoal e o compartilhamento de anexos suspeitos via e-mail são alguns desses erros.
Portanto, além de investir em ferramentas que fazem a restrição de acessos, é importante investir na educação e na conscientização das equipes para que elas entendam os riscos e conheçam as boas práticas de consumo de dados.
Isso vale, também, para conscientizar sobre a necessidade do uso consciente do pacote e, também, alertá-los sobre eventuais sanções que possam ocorrer no futuro devido a ferir as políticas e protocolos internos.

Instale programas de controle de acesso

Mesmo com as medidas explicadas e incluídas na política de segurança da organização, os principais problemas ainda podem não ser evitados. Para isso não acontecer, é interessante contar com programas especializados no controle de acesso.
Essas ferramentas controlam e rastreiam os usos na internet, auxiliando bastante no impedimento eficaz. Nessas aplicações, são feitas as restrições por senhas de acesso, que limitam a navegação em sites específicos e estabelecem determinadas horas e um tempo limite para permanecer em cada plataforma. Assim, evita-se o uso excessivo durante o horário de trabalho, ao mesmo tempo que libera seu colaborador para o uso, por exemplo, no horário de almoço. Todos saem ganhando.

Estabeleça regras claras

Além de promover a conscientização, é preciso estipular e disseminar as regras para que todos os envolvidos estejam cientes do que deve ser praticado, do que deve ser evitado e de quais são as consequências do mau uso do consumo de dados. Todas essas informações devem ser transparentes e divulgadas da maneira certa.
Quando estabelecida, a política de uso e de consumo de dados precisa abordar as principais questões sobre o tema. É importante deixar claro quais funcionários podem utilizar determinados sites, explicando as razões para aprovar a navegação neles. As situações que forem consideradas abusivas devem ser estabelecidas. A restrição total nunca é uma boa alternativa, portanto, é preciso criar regras e fazer com que todos entendam os motivos delas.

Estipule consequências

Quando regras justas e apropriadas são criadas e disseminadas, os colaboradores passam a entender os motivos para elas existirem e se sujeitam às consequências decorrentes da quebra. Portanto, além de estabelecer uma boa política de uso e de consumo de dados, determine as consequências e as penalidades para quem infringi-las. Estipular ações disciplinares é fundamental para garantir o bom funcionamento do negócio.

O que restringir para garantir o controle do consumo de dados?

Existem alguns fatores que são apontados como principais consumidores de dados e que colocam em risco a segurança das informações em uma empresa, bem como também causam problemas de excesso de consumo de dados dos pacotes contratados. Confira, abaixo, alguns exemplos do que pode ser restringido para garantir o bom uso.

Sites nocivos

Alguns sites maliciosos costumam ter links que direcionam para outras páginas na web que permitem a instalação de vírus e malwares. Isso compromete os equipamentos e a rede da empresa. Portanto, é preciso garantir o bloqueio de algumas páginas. Além disso, como eles visam captar dados importantes da sua empresa, o fluxo de dados do dispositivo da empresa para os cibecriminosos aumenta o consumo de dados.

Redes sociais

As redes sociais estão entre os principais fatores que comprometem o foco e a produtividade dos profissionais de uma empresa. Logo, é fundamental definir alguns horários para usar essas ferramentas e estipular quais podem ser utilizadas ou não. Lembre-se que nesses locais ocorre elevado upload de arquivos como fotos e vídeos, o que compromete o uso racional dos dados dos planos corporativos.

Comunicadores instantâneos

Além de consumir bastantes dados e tirar a atenção dos colaboradores, a utilização de comunicadores instantâneos, como o Telegram, o WhatsApp e o Messenger, coloca em risco a segurança dos equipamentos, pois podem conter links maliciosos.

E-mail pessoal

Assim como as redes sociais, os e-mails pessoais consomem tempo, prejudicam a produtividade e estão sujeitos a links que podem conter conteúdos impróprios ou maléficos para o servidor da empresa, bem como aberturas de anexos consomem parte da franquia. Portanto, é interessante estipular horários de uso e restringir o acesso em determinados setores.

Quais ferramentas podem ajudar no controle de consumo de dados?

Conheça, a seguir, algumas ferramentas que permitem auxiliar no controle de consumo de dados e que podem ser implementadas em sua empresa para realizar a redução desse padrão.

GlassWire – Data Usage Privacy

Uma solução bastante utilizada é o GlassWire, um gestor de consumo de dados tanto do pacote de dados quanto do WiFi. Ele permite a geração de gráficos para analisar as tendências, bem como gera possibilidades de criar limites de utilização de dados. Outro ponto é que os usuários conseguem ter alertas constantes sobre a situação atual do plano, ou seja, é possível identificar se está próximo do limite estabelecido pelo plano corporativo.

My Data Manager

Essa solução permite ao usuário ter ciência da origem de boa parte dos dados consumidos no dia a dia. Assim, é possível identificar quais são os padrões de consumo do quadro de pessoal e traçar planos de ação para a redução de consumo de dados de forma mais efetiva.

Protect Free VPN + Data Manager

Essa solução não só permite o controle dos dados, mas também oferece conexão por VPN, garantindo maior privacidade e mais segurança nas conexões da empresa. Com isso, é possível receber notificações sempre que um determinado aplicativo gerar um maior consumo de dados.
Além disso, você consegue ter o uso de VPN (Virtual Private Network, ou Rede Privada Virtual). Essa é uma forma de proteger o dispositivo ao utilizar redes públicas e, assim, não estar tão exposto a intervenções de hackers.

Soluções de MDM

Outra solução interessante é utilizar o Mobile Device Management. Com essa ferramenta, é possível não só ter um maior controle no uso de dados nos dispositivos da empresa, mas também contar com uma série de outras funcionalidades importantes. Entre elas, estão:

• uma solução baseada em nuvem, ou seja, o cliente pode ser acessado a partir de qualquer máquina;
• uma permissão de monitoramento, controle e mensuração dos dados;
• a possibilidade de o gestor poder avaliar se há um uso inadequado do dispositivo;
• a possibilidade de realizar o controle de segurança de forma mais eficiente;
• a viabilidade de realizar a configuração remota do dispositivo;
• o bloqueio de conteúdo impróprio no celular;
• a possibilidade de limitar o uso de determinadas aplicações que podem consumir mais dados no dia a dia e que não estejam relacionadas com o trabalho, entre outras.

Como reduzir o consumo de dados?

O consumo de dados não pode ser apenas controlado, mas também deve envolver ações. De forma prática, é possível definir algumas maneiras importantes para fazê-lo na sua organização. Confira, a seguir, algumas dicas que podem auxiliar nesse ponto.

Limite o consumo de dados do aparelho

Utilize a funcionalidade do dispositivo para a limitação no consumo de dados. Por exemplo, nos dispositivos Android, a partir da versão 4.0, é possível fazer isso diretamente nas configurações do aparelho, bem como acompanhar quais são as soluções que estão gerando maior demanda.

Utilize funções focadas nesse fim

Muitas soluções focadas no controle de dispositivos móveis permitem que os gestores possam realizar essa intervenção. Por meio delas, é viável criar limites de utilização no dia a dia e, assim, pausar algumas funções que podem comprometer o uso cotidiano de dados.

Quais são as vantagens de controlar o consumo de dados?

O controle do consumo de dados em uma empresa não deve ser visto como algo prejudicial para o negócio ou apenas como um conjunto de medidas restritivas para controlar os colaboradores. Quando implementada da maneira correta, essa prática proporciona uma diversidade de benefícios para todos os envolvidos. Confira algumas a seguir. Vamos lá!

Controle do uso de dispositivos

O controle do uso de dispositivos empresariais, além de garantir que os aparelhos serão usados para finalidades relativas à organização, fornece dados para que o negócio entenda mais sobre como está o desempenho do quadro de pessoal, permitindo que ações de melhorias sejam tomadas.

Maior produtividade

Ao realizar restrições pertinentes, o empreendimento incentiva o colaborador a se dedicar mais ao seu trabalho e a utilizar o tempo de expediente para desempenhar melhor as suas funções. Isso confere uma maior garantia da qualidade do serviço prestado ou até dos produtos que serão comercializados.

Otimização do tempo

A otimização do tempo também é um fator percebido quando as devidas restrições são aplicadas. Todas as equipes tendem a desempenhar as suas funções de maneira mais eficiente e proveitosa.

Indicação de erros

Com essa prática, é possível, também, ter outras informações importantes a serem analisadas. Muitos erros que antes não eram apontados ou percebidos passam a estar mais aparentes. Logo, as devidas medidas podem ser tomadas com base em dados reais para que falhas futuras ou problemas atuais sejam sanados, como a queda ou o mau uso dos servidores.
O monitoramento do consumo de dados, como visto, é uma prática que deve ser implementada corretamente nas empresas, o que pode ser feito de várias maneiras. Há muitos motivos para isso, afinal, além de garantir o uso correto, essa ação proporciona mais segurança ao negócio.
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